情報セキュリティ方針

1. 基本方針

当センターは、財務情報、取引先情報、従業員情報、設計図面、部品表、PLC・ラダー、HMI、検査記録、保守履歴、品質保証資料、設備情報、協力会社情報を重要な機密情報として取り扱います。

2. 管理対象

• 会社名、代表者、担当者、従業員、取引先、仕入先、外注先、協力会社に関する情報
• 決算書、試算表、受注残、契約書、見積、原価、在庫、設備、借入、保証、許認可に関する情報
• 制御盤図面、電気図面、部品表、PLC・ラダー、HMI、検査成績書、改造履歴、保守履歴
• 候補先名、打診先、交渉経緯、価格、条件、秘密保持契約、意向表明、基本合意、最終契約に関する情報

3. 初回フォームで取得を控える情報

初回の相談・登録フォームには、顧客・取引先名、従業員等の個人情報、図面、図番、PLC・ラダー・HMIのソース、契約書、認証情報その他の機密資料を入力・添付しないよう案内します。また、マイナンバー、健康情報、犯罪歴、思想信条等の要配慮性が高い情報は、法令上または案件上必要な場合を除き取得を控えます。資料に含まれる場合は、マスキング、削除、別送、開示制限等を検討します。

4. 取扱いルール

• 案件情報は担当者を限定し、閲覧・共有範囲を必要最小限にします。
• 候補先への詳細開示前に、秘密保持契約、開示目的、開示資料、利用範囲を確認します。
• 社名、主要取引先名、図面、担当者名、従業員情報は、検討段階に応じて段階的に開示します。
• メール、オンライン会議、ファイル共有、端末、アカウントについて、不正アクセス・誤送信・不要共有を防ぐ運用を行います。
• 候補先に提供する資料は、必要に応じて匿名化、伏字化、抜粋、閲覧制限を行います。

5. 委託先・専門家管理

外部委託先または専門家と情報を共有する場合は、共有目的、範囲、秘密保持義務を確認します。法務・税務・会計・労務・許認可等の確認が必要な場合でも、案件に不要な資料の共有は避けます。

6. 外部送信・アクセスログの点検

Webサイトに新たな解析タグ、広告タグ、外部フォント、SNS埋め込み等を追加する場合は、送信先、送信情報、利用目的を確認し、必要に応じてクッキー・外部送信ポリシーを更新します。

7. インシデント対応

漏えい、紛失、誤送信、不正アクセス等のおそれを把握した場合、責任者への報告、被害拡大防止、事実関係・原因の調査、影響範囲の特定、再発防止を速やかに行います。個人の権利利益を害するおそれがあり、法令上報告対象となる場合は、個人情報保護委員会への報告および本人への通知を行います。

8. 継続的改善

法令、個人情報保護委員会のガイドライン、中小M&Aガイドライン、M&A実務、情報管理技術の変化に合わせ、情報管理体制を定期的に見直します。

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